[정보시스템 설계] 의사소통 계획 수립

 

※ 의사소통 계획 수립의 목적은 관리자, 프로젝트 팀 멤버들, 고객들 간의 의사소통 절차를 설정하는 것입니다.

 

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의사소통 계획에는 팀이 문서 보고 및 구두 보고를 언제 어떻게 할 것인지, 팀 멤버들로 하여금 작업을 어떻게 조화시키도록 할 것인지, 이해 당사자들에게 프로젝트에 관한 보고를 어떤 내용으로 할 것인지, 벤더들과 외부 계약자들과는 어떤 내용으로 할 것인지, 벤더들과 외부 계약자들과는 어떤 정보를 공유할 것인지 등에 관한 계획들이 포함되어야 합니다.

 

내부 정보와 기밀 사항들을 주의하면서, 모든 이해 당사자들과 자유롭고 개방적인 의사소통을 하는 것은 중요한 일입니다. 의사소통 계획을 수립할 때, 그 계획이 수립적이고 완벽한 것이 되도록 하기 위해서는 아래와 같은 질문들을 고려할 필요가 있습니다.

 

 

• 이 프로젝트의 이해 당사자들은 누구인가?
• 이해 당사자 각각은 어떤 정보를 필요로 하는가?
• 이러한 정보들은 언제 그리고 어떤 주기로 생성되어야 하는가?
• 이러한 정보들을 수집하고 생성하기 위해서는 어떤 원천들이 필요한가?
• 누가 이러한 정보들을 수집하고 저장하고 그들의 정확성을 검증할 것인가?
• 누가 이러한 정보들을 문서로 작성할 것인가?
• 이해 당사자들에게 질문이 발생한다면 그들은 누구에게 연락해야 하는가?
• 이러한 정보들은 어떤 형태로 정리되어야 하는가?
• 이러한 정보들을 이해 당사자들에게 전달하는 데 가장 효과적인 매체는 무엇인가?

이러한 질문들에 대한 답이 준비될 때, 포괄적인 의사소통 계획이 개발될 수 있을 것입니다. 이 계획서에는 의사소통 문서들에 대한 요약, 작업 할당, 일정, 전달 방식 등이 포함될 것입니다. 게다가 전반적인 의사소통 계획을 요약해주는 프로젝트 의사소통 매트릭스도 작성될 수 있습니다.

 

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이 매트릭스는 팀 멤버들 간에 쉽게 공유될 수 있고, 프로젝트 팀 외부의 이해 당사자들에게 쉽게 검증받을 수 있습니다. 이를 통해서 적합한 사람이 적절한 시점에서 적절한 형태로 적절한 정보를 제공받을 수 있게 될 것입니다.

 

 

 

 

긴 글 읽어주셔서 감사합니다.

 

 

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그러면 더 나아가서 다음 포스트에서는 "프로젝트 표준 및 절차 결정"에 대해서 자세하게 예와 함께 기록하려고 합니다. 

 

 

 

 

이 포스트는 "Essentials of Systems Analysis and Design" 책의 내용을 참조 및 공부한 것을 바탕으로 제가 이해한 정보를 추가하여 쓰여졌습니다.